Gestão Financeira para Laboratórios
A gestão financeira para laboratórios é fundamental para que ela tenha, no mínimo, uma estrutura processual de tesouraria e de controladoria.
Seja uma fazenda ou um laboratório, ter uma controladoria e uma tesouraria bem estruturada é algo básico e fundamental.
Tesouraria
O que é tesouraria?
A tesouraria é o setor que gere os processos de contas a receber e contas a pagar, conciliação bancária, além de ter a responsabilidade administrar o fluxo de caixa e o capital de giro do laboratório.
Resumindo, a tesouraria é quem tem a chave do cofre, para sair e para entrar.
Podemos dizer que a tesouraria tem um olhar de Regime de Caixa (o foco não deixar faltar dinheiro para pagar os compromissos do mês).
Tesouraria na Gestão Financeira para Laboratórios
Um dos maiores desafios para os laboratórios é a gestão de fluxo de caixa. Logo, a tesouraria tem um papel fundamental.
O desafio se dá porque existe, muitas vezes, um descompasso entre os prazos de contas a receber, muitas vezes de 90 dias pelos planos de saúde, e o contas a pagar.
Ou seja, o laboratório paga, geralmente, 3 folhas de pagamento antes de receber a fatura do plano de saúde, por exemplo.
Controle de Fluxo de Caixa
Como falado, de nada adianta uma empresa oferecer produtos diferenciados, ser inovadora, ter marketing forte e uma equipe “sangue nos olhos” se não houver um time no controle de caixa.
Ela não sobrevive, é preciso de capital para se manter e uma gestão eficiente do fluxo de caixa e este é o principal papel da tesouraria.
Por isso, aqui vão dicas fundamentais para que o seu laboratório tenha uma boa gestão do fluxo de caixa e se consolide como uma empresa financeiramente saudável:
- Aposte em recursos tecnológicos para organizar as finanças e controlar os lançamentos financeiros da empresa. Estude um bom software de gestão que adeque à realidade da sua empresa e também à movimentação do fluxo de caixa.
- Controle o fluxo de caixa diariamente para monitorar a situação financeira da empresa atual e também a sua projeção, identificando momentos certos para tomada de decisão como o melhor momento para investir, reter capital ou negociar prazos melhores.
- Implemente KPI’s como a variação do fluxo de caixa. Sabemos que surgem despesas não previstas, porém quase tudo é e deve ser provisionável. O fluxo traz informações importantes sobre a realidade financeira, este deve ser confiável e pouco oscilante.
- Atenção quando saldos do fluxo de caixa muito elevados, sejam positivos ou negativos. Podem indicar que a empresa está com muito capital parado que poderia ser investido ou que as despesas estão altas demais e precisarão ser revistas as entradas e saídas.
- Crie a cultura de planejamento e análise de dados, para que o time reconheça a importância de registrar, ajustar e analisar as movimentações financeiras, gerando um fluxo de caixa preciso que possibilite traçar planos assertivos.
Controle de Inadimplência na Gestão Financeira para Laboratórios
Um problema que você pode passar a ter quando pulverizar a sua operação e ter diversos laboratórios como cliente ao invés de alguns poucos planos de saúde, é a inadimplência.
De um lado, o que vai melhorar é que você passa a ter menos concentração do que quando o seu pagador é o plano de saúde, então sente menos em caso de atraso.
De outro, você passa a ter de administrar um volume maior de clientes e, consequentemente, de inadimplentes.
Para evitar um problema de fluxo de caixa, o ideal é criar uma política de adimplência, a qual incentive o pagamento em dia.
Uma boa forma é o desconto por adimplência. O cliente tem X% de desconto (sugiro não mais que 5%), caso pague em dia.
Visto que a inadimplência média deste mercado é de 3%, o ideal seria algo entre 3% e 5%.
Você pode ainda casar com o desconto progressivo por volume de faturamento.
O cliente teria uma tabela progressiva de desconto, de acordo com o seu faturamento, mas ele só seria ativado se o gatilho da adimplência for cumprido.
Por outro lado, é importante que o seu sistema tenha fluxo de e-mails de cobrança de inadimplência diária, que você tenha meta de inadimplência limite e que o seu responsável financeiro envie diariamente um report sobre a inadimplência da empresa.
Dica: O Sebrae possui alguns artigos e cursos gratuitos para ajudar o pequeno e médio empresário no controle da inadimplência.
Controladoria
O que é controladoria?
Já a controladoria, é outro setor, o qual é responsável pelo planejamento financeiro e também por, como o próprio nome diz, “controlar” os dados financeiros.
O setor verifica desvios de orçamentos, também chamado de budget, indicadores e metas.
Ele é responsável por acompanhar estes dados para otimizar a tomada de decisão.
O olhar da controladoria tem um viés maior para o Regime de Competência (o foco é garantir a lucratividade do negócio, evitando problemas que tendem a aparecer no médio prazo).
Controladoria na Gestão Financeira para Laboratórios
Ao passo que a tesouraria vai focar no fluxo de caixa, basicamente buscando casa contas a pagar e contas a receber e garantir a disponibilidade de dinheiro para os compromissos do laboratórios, a controladoria vai olhar para o lucro do negócio.
Sendo assim, é extremamente importante que haja também uma controladoria organizada, visto que os preços pagos pelos exames são muitas vezes tabelados ou de pouco controle do laboratório e os custos, se não gerido e analisados, podem gerar prejuízo do negócio.
Quando isso acontece, as vezes não é sentido no curto prazo, mas no longo prazo vai começar a afetar o fluxo de caixa, pois o prejuízo irá consumir capital.
Calculo de Custos
Um erro muito comum na hora de definir preço ou analisar a margem de contribuição de um exame é considerar apenas dos custos variáveis.
O custo dos insumos unitários dos exames, em geral, é baixo, na casaa dos centavos.
Sendo assim, muitas vezes os demais custos são negligenciados.
Ao pensar em uma precificação o gestor pensa:
Para o exame X eu gasto 1 tubo de coleta (R$ 0,30) + 1 parte do reagente Y (R$ 0,50) então meu custo do exame é de R$ 0,80.
Ai está um erro fatal, pois apenas uma parte do seu custo está ai.
Você não está considerando, dentre outros:
- Mão de obra
- Energia elétrica
- Manutenção do equipamento
- Interfaceamento do equipamento
- Logística
Portanto, pensem sempre em margem de contribuição.
Calcule todo o custo (incluindo os indiretos) e chegue ao valor que sobra”, pois ele é o que fica para custear o seu time administrativo, comercial, seu lucro, seu pro labore, etc.
O seguinte vídeo ressalta a importância da gestão financeira:
Fluxo de Caixa ou Lucro?
O que é mais importante na gestão financeira para laboratórios?
Muitos empresários, inclusive os experientes, cometem um erro na gestão do lucro e do fluxo de caixa.
O fato é que os dois dados são de imensa importância para o monitoramento periódico da saúde financeira da empresa.
O Fluxo de Caixa, se não controlado, estrangula a sua empresa no curto prazo. Resumidamente: vai faltar dinheiro para fechar as contas e você vai ter de aportar capital (sócios) ou pegar emprestado (terceiros).
Já o lucro nos dá uma boa dimensão da saúde operacional da empresa. Ou seja, nos mostra se a empresa é lucrativa ou não. É um indicador útil no curto prazo, mas principalmente no médio e longo. O valor de mercado da sua empresa (valuation), por exemplo, depende muito dele.
Concluindo, duas dicas simples:
1) Monitore o fluxo de caixa semanalmente (de preferência, faça uma provisão para, no mínimo, 3 meses).
2) Gerencie a lucratividade da sua empresa mensalmente. Pode ser feito usando a DRE (Demonstrativo de Resultado Econômico).
Custo de Oportunidade
Um dos custos, que na verdade não é um gasto efetivo, mais negligenciados, principalmente pelas PMEs, é o chamado Custo de Oportunidade, muito utilizado na Economia.
O que é custo de oportunidade?
É um custo que representa um trade-off entre uma escolha ou outra. Um bom exemplo seria:
Quando uma empresa utiliza um imóvel próprio, sem pagar aluguel, ela tende a pensar que não há qualquer custo de locação, mas existe sim o custo de oportunidade.
Como calcular?
Ele deve ser calculado, basicamente, através da verificação de quanto a empresa estaria ganhando se vendesse o imóvel para terceiros e aplicasse o dinheiro subtraído por quanto a empresa gastaria para locar um imóvel que seja suficiente para ela.
Portanto, se o meu laboratório está em um imóvel próprio, cujo valor de venda é de 1 milhão de reais, ela ganharia, aproximadamente, R$ 7.000,00/mês de rendimento em uma aplicação de renda fixa se vendesse e investisse o capital.
Supondo ainda que ela fosse gastar R$ 4.000,00/mês para alugar um novo espaço para a empresa, já que ela vendeu seu imóvel próprio, ela ficaria ainda com um saldo de R$ 3.000,00/mês. Ou seja, esse seria um custo de oportunidade para ela.
Sendo assim, na a gestão financeira para laboratórios é fundamental que hajam estes dois sub-setores administrativos bem estruturados.
Esperamos que seja útil.
Um abraço!
Lucas Perez
Diretor Executivo da LogLife
