Gestão de Estoque em Laboratórios

A gestão de estoque em laboratórios é fundamental, pois é preciso manter a operação girando, mas também evitar que o dinheiro fique parado em estoque excessivo.

Clientes e Filiais

Antes de mais nada, é importante esclarecermos os dois principais focos da gestão de estoques: clientes e filiais/unidades.

A gestão de estoque para clientes é o suprimento a ser feito mensalmente para que seu cliente, principal em apoio laboratorial, tenha sempre as embalagens primárias (tubos, etc) disponíveis para enviar o seu material.

Já a gestão de filiais ou unidades é o suprimento mensal a ser feito para que as unidades próprias do laboratório consigam funcionar perfeitamente.

Previsão Mensal de Consumo (PMC) e Requisição Semanal de Material (RSM)

Um dos pontos fundamentais de qualquer negócio é o correto suprimento dos estoques, evitando deixar dinheiro parado e também não permitir faltar insumos do dia a dia.

Existem duas ferramentais muito uteis neste sentido.

Previsão Mensal de Consumo (PMC)

Ela é realizada mensalmente e deve ser designada aos líderes de cada setor.

Cada líder irá preencher a PMC da sua área, colocando qual é o seu floor-stock atual e qual á a sua previsão de consumo para o próximo mês.

O ideal é que a PMC seja preenchida no meio do mês corrente para uso no próximo mês. Ou seja, o saldo atual deve ser suficiente para fechar o mês. Assim, o setor administrativo terá 15 dias para comprar e entregar o material.

Outros campos fundamentais na PMC são:

Último preço pago
Fornecedores qualificados
Estoque Crítico
Campo de quantidade a ser comprada
Quantidade aprovada

Requisição Setorial de Material (RSM)

A RSM é a ferramenta para o setor solicitar, semanalmente ou quinzenalmente, ao almoxarifado aquilo que ele previu na PMC. Tudo o que foi previsto na PMC será solicitado na RSM.

A RSM serve para duas coisas principais:

Evitar que os setores fiquem com muito material parado no floor Stock, ocupando espaço.
Evitar que um setor solicite material que não previu na PMC.

O setor só pode solicitar para uso na semana o que ele previu na PMC. Caso ele não tenha previsto algo ele deve solicitar uma compra avulsa emergencial para então solicitar o material na RSM.

Isso evita que um setor consuma material de outra área. É muito útil para coisas consumidas em comum, como papel, etc.

Obs.: a PMC de material comum deve ser preenchida por todos os setores e então é feita a somatória final. Existe um relatório para materiais comuns a todos e outro específico para um setor.

Portanto, a gestão de estoque em laboratórios é fundamental para o paciente (evita que o laboratório pare) e também importante para a saúde financeira do negócio (para que não fiquem com dinheiro parado em estoques acima do necessário).

Distribuição de Insumos

Um dos principais desafios na gestão de apoio é a reposição de insumos aos clientes.

Em geral, no apoio, os insumos são fornecidos pelo laboratório. Sendo assim, é necessária a gestão para que não sobre ou falte material.

É fundamental o uso de um sistema para isso. Ele deve fornecer um relatório com a quantidade de material consumido pelo cliente.

Como?

Criando no cadastro do exame um campo para selecionar qual o tipo de tubo utilizado. Sendo assim, um relatório de consumo de 10 hemograma irá dizer que o cliente utilizou 10 tubos de tampa vermelha, por exemplo.

Isto feito, basta criar um relatório de quantidade a ser enviada ao cliente. Sugiro sempre uma margem de segurança de pelo menos 5%.

Ou seja, em maio vou enviar ao cliente o que ele consumiu em abril (10 tubos de tampa vermelha, por exemplo) + 5%, considerando um possível crescimento ou quebra de estoque.

Além disso, é importante haver a possibilidade de envio avulso ao cliente que precisar de um volume especial de determinado insumo para algum projeto específico.

No sistema deve ter também um local para registro da data de elaboração dos kits, despacho e chegada (entrega). Um CRM da relação com o cliente, pois ele pode ligar para o SAC para saber a posição do seu material.

Sugiro que seja feito um envio mensal único para a cidade e lá uma distribuição pelo motoboy/motorista que faz a coleta do biológico

Isso vai sair muito mais barato do que enviar 10 Sedex para a mesma cidade, sendo um para cada cliente.

Abaixo temos um vídeo que o Lucas, nosso CEO, gravou sobre a gestão de estoque em laboratórios: